2009年9月19日土曜日

【キャリア】秘書採用のときにチェックするポイント


先日の続き。

秘書は、「空気のような存在になりえること」が重要だということを先日書きましたが、大事なことをひとつ忘れていました。


その人の気配りが心地いいこと  です。


秘書になったらですね、やっぱりみんな色々と相手のことを気配りするわけなのです。その気配りは、相手にとってすごく心地いいものでなければばりません。

そしてそれもまた、いい悪いの問題ではなく、相性の問題であるがゆえに、第三者にとっては判断が非常に難しいのです。



私は秘書の方の採用をするときは、事前に質問内容を決めていました。

そして、その質問の内容については、採用する秘書の方が担当することになる役員に直接か、もしくは退職してしまう現在の秘書さんに相談してました。

主に、こんなことを聞いていました。

取締役が、経営会議に入っているときに、
「どうしても直接お話がしたい。」という電話がかかってきました。
その方は、1ヶ月程前に会食のあった、他企業の社長の秘書の方です。
こんなとき、あなたはどうされますか?

他の役員秘書から、某役員があなたの担当している取締役に対して、
何らかの不満を抱いているようだという話を聞きました。
こんなとき、あなたはどうされますか?


とかとか。難しいですよねー。どの質問にも、答えはありませんでした。特に正解はないからです。

あるのは、その役員が不愉快に思うことをしないかどうか、ということだけです。これがまた、結構人によって基準が違うから難しいんですよね。


でも、秘書経験者となると、「今まで自分はこうやってきた」という自信もあったりするので、なかなかやり方を変えられなかったりします。だからこそ、の質問ですね。


なので、秘書を何人もチェンジしてきた経験のある役員なんかだと、「秘書未経験者じゃなきゃヤダ」なんて言ったりするんです。

「自分が、自分にとっての優先順位を一から教えたいから。」というのがその理由です。だから、他の人についたことのある秘書だと、自分とは違う価値基準で勝手に判断されそうでイヤだ、というわけです。


秘書職を専門職として捉えると、おかしな話ですよね。採用の判断基準が「相性」であったり、経験不問、どころか「経験無用」であるというような考え方って。秘書検定を受けたりして秘書としてのスキルを高めようと努力されている方々がご覧になると、怒られてしまいそうな話です。

しかし、それは、当時まだひよっこだった私には秘書の秘書たる専門性の何か、ということが理解できなかっただけなのかな、という気もしています。


というわけで、特にオチはないですが、
秘書面接の話でした。



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2009年9月16日水曜日

【キャリア】秘書の採用が最も難しいと思うこと


最近、ちょっと更新ペースが落ちていましてスミマセン。更新できないと、ソワソワして落ち着かない今日この頃です。


昔、採用担当者をしていたことがある、という話を先日していて、「一番採用が難しいのは、何の職種ですか?」と聞かれました。


おもしろい質問です。うーん、と考えた後に、ハッと思い至りました。



最も採用が難しい職種、それはすなわち、役員秘書の採用です。




採用担当者経験の中で、2回やったことがあります。秘書採用。すっっっごく難しかったです。



なぜかというと、それはすなわち、相性の問題がとても大きいからです。

大抵の会社の場合、役員と秘書は近くに座っています。ちょっと大きめの規模の会社なら、その役員があてがわれている部屋に2人きりでいることになったりします。さらに大きな規模の会社だと、別の部屋になるようですけど。


そうすると、まず何が重要になるかというと、邪魔にならないことです。


存在感があるかないか、という意味とはちょっと違いまして、その人のやることなすことが、神経に障らない、という意味です。


癒される、というレベルまで求めるかどうかは、人によります。
最低限、邪魔にならなければいいのです。
その役員にとって、空気のような存在になり得る人がいいのです。


それってさー、要するに相性の問題じゃん。相性をチェックするのであれば、本人同士が会うしかないじゃん。


とは思っていたのですが、まあ、役員秘書ともなると、当事者である役員に全ての面接に出席してもらうわけにもいかなかったりします。

ある程度一次面接で選抜した後に、少人数に一気に会ってもらって比較検討の上に決めてもらうしかありませんでした。


そんなわけで、昔、私が苦し紛れにやっていた秘書採用の選考方法を、次回ご紹介してみたいと思います。


役員なんだからさー、自分の秘書くらい、どっかで見つけて来てくれよ、とブツブツ文句言いながらやってた思い出があります。


(次回へ続く)

【キャリア】秘書採用のときにチェックするポイント